حدد شكل الحفل
قرر هل الحفل عائلي صغير أو تجمع كبير أو فعالية مؤسسة، ثم حدد عدد الخريجين والضيوف ومدة البرنامج. اختيار المكان يعتمد على الجلوس وحركة الصعود للمنصة ومساحة التصوير، وليس على السعة الاسمية وحدها. ضع بديلًا للطقس إذا كان التنفيذ خارجيًا.
المنصة والصوت والتصوير
اكتب ترتيب الكلمات والتكريم والعرض المرئي وحدد من يدير الانتقال بينها. اختبر الميكروفونات والشاشة والموسيقى قبل حضور الضيوف، واتفق مع المصور على الصور الفردية والجماعية ووقت التسليم. حدد خلفية تصوير لا تعطل المدخل أو طابور التكريم.
الضيافة والتدفق
اختر ضيافة تناسب مدة الحفل ووقت بدايته، وحدد نقاط الخدمة بحيث لا تتقاطع مع التصوير أو المنصة. أرسل للمزود موقع الدخول ووقت التركيب ورقم مسؤول الموقع داخل المسار الخاص، وراجع خطة نهاية الحفل والفك حتى لا تتجاوز مدة الحجز أو شروط المكان.